A gyakorlatban a szervezetek talán erre a lépésre helyezik a legnagyobb hangsúlyt, hiszen ez hordozza a leginkább a "szakmaiságot", mégis úgy gondoljuk, hogy célszerű ezzel a fázissal is kissé behatóbban foglalkozni, mert tapasztalataink szerint időnként itt is éppen a lényeg vész el. A projekt tartalmának megtervezésénél a módszerek, a technikai lebonyolítás kapnak a legnagyobb hangsúlyt, míg a célok és az elérhető (elvárt) eredmények konkrét meghatározása háttérbe szorul.

A projekt tartalmának megtervezése során a következő fő kérdésekre kell - minél konkrétabban és őszintébben - válaszolnunk :

A projekt megvalósításának sikere legnagyobb részben a közreműködő szakemberek hozzáértésén, elkötelezettségén múlik, azaz a humán erőforrás szerepe a folyamatban jóval fontosabb, mint akár a tárgyi, akár a pénzügyi forrásoké. Ez talán első hallásra kissé meglepő lehet, ha jobban belegondolunk, akkor mégis igaz, hiszen a projektet irányító emberek képesek a felmerült problémákat megoldani, az akadályokat elhárítani, a szükséges eszközöket és pénzforrásokat megszerezni és célszerűen felhasználni, míg a többi erőforrás önmagában működésképtelen. (Ez természetesen nem azt jelenti, hogy azok ne volnának fontosak a projekt szempontjából !)

A humán erőforrások tervezésénél a következőkre kell figyelemmel lennünk :

A projekttervezés talán legkritikusabb fejezete a szükséges költségek és ráfordítások megtervezése. Egyrészt azért, mert ehhez nagyon alaposan végig kell gondolnunk a projektünk minden mozzanatát, másrészt mert becsülnünk kell a várhatóan felmerülő költségeket, ami nem mindig egyszerű feladat.

Miért is szükséges a terveinkben a pénzügyi szemlélet alkalmazása ?

Természetesen a pénzügyi terv, akárcsak a projektterv többi része "élő" dokumentum, amely folyamatosan alakul, változik, aktualizálásra szorul, amennyiben a terv szakmai része, ütemezése vagy a külső és belső feltételrendszer módosul.

A költségtervvel szemben alapvető elvárás, hogy reális legyen, amely egyrészt azt jelenti, hogy ne legyen túlzó, csak olyan költségeket és ráfordításokat tartalmazzon, amelyek valóban szükségesek a projekt megvalósításához, másrészt azonban olyan szinten kalkuláljunk, amely biztosítja az elvárható minőségi színvonalat, a tervezett program sikerességét, az eredmények elérhetőségét. A legfontosabb, hogy a szakmai tartalom és a költségvetés összhangban legyen egymással.

A költségek tervezése gyakran becslésen alapul, hiszen egyrészt a tervezés időpontjában még nem rendelkezhetünk mindenről pontos információval - néha ezek beszerzése is sok időt és pénzt igényelne -, másrészt az eszközök és szolgáltatások árai, díjai menet közben is változnak, így a tervezés és a megvalósítás között is módosulhatnak. Ezt már a tervezésnél is figyelembe kell venni, pl. az infláció átlagos mértékével vagy egy elfogadható nagyságrendű tartalékkal számolva.

A költségbecslésnek mindig legyen tényleges információ alapja, azaz meg kell tudnunk indokolni, sőt adott esetben meg is kell magyarázni, hogy a költségeinket miért úgy kalkuláltuk, ahogy az a pénzügyi tervünkben szerepel.

A költségek és ráfordítások strukturálása több szempont szerint történhet, ezeket részben a projekt jellege, nagyságrendje határozza meg, részben azonban a felosztásnál a megszerezni kívánt forrás finanszírozási (pályázati) követelményeihez kell igazodni.

A leggyakoribb felosztás a következő módon történhet :

A rezsi jellegű költségek szintjét célszerű minél alacsonyabban tartani, törekedni kell arra, hogy a kiadások minél nagyobb hányada közvetlenül kimutatható legyen a projektjeink esetében, akár a közvetett költségek projektek közötti felosztásával is.

Egy másik típusú költségfelosztás a projekt szakaszaihoz igazodik :

Ez a rendszerezés ma még nem túl gyakori, de különösen az EU szabályok szerinti projekteknél már előfordul, így érdemes megismerkedni vele. Elsősorban hosszabb időtartamú programok esetében célszerű alkalmazni, ahol a megvalósítás szakaszai viszonylag jól elkülöníthetők.

A kalkulációban szereplő költségeket - akár összesenben, akár tételenként - ajánlatos fajlagosítani, azaz egy célszerűen megválasztott egységre vetíteni. Az összköltséget általában 1 főre szoktuk visszaosztani, így ez a mutató jelentősen függ attól, hogy a programban hány résztvevővel számolunk. (Természetesen a szükséges feladatokat is a résztvevők számához kell igazítani.)

Érdemes bevezetni a "kreatív számvitel" némiképp paradoxnak tűnő fogalmát, amely azt fejezi ki, hogy az egyébként valós, reális alapokon nyugvó költségeket úgy strukturáljuk a projekt tervében, hogy az a céljainkat a legjobban tükrözze, a potenciális finanszírozók számára pedig a leginkább meggyőző legyen.

Érdemes megjegyezni, hogy a program költségvetésében a nem pénzbeni kiadások (természetbeni hozzájárulások) számszerűsített értékét is fel kell tüntetnünk (ezek a források oldalán is szerepelni fognak mint saját vagy egyéb külső forrás).

A költségek tartalmi strukturálása mellett a pénzügyi tervezésnél a pénzmozgások időbeni lefolyását is vizsgálni kell, azaz el kell végeznünk az ún. cash-flow elemzést. Ez a programmal kapcsolatos készpénzforgalom időbeni alakulását követi nyomon a megvalósítás időtartamára, általában havi bontásban. Ez azért szükséges, mert mind a kifizetések, mind a bevételek különböző ütemezettséggel merülnek fel, időben nem egyenletesek. Lehetnek olyan időszakok, amikor a rendelkezésünkre álló pénz nem elegendő a kiadások teljesítésére. Ezeket a kritikus pontokat a cash-flow elemzés segítségével előre fel lehet tárni, és megfelelő megoldásokat lehet találni a menedzselésükre (pl. a programra vonatkozó szerződések megkötésénél a kifizetési határidők célszerű meghatározása, átmeneti belső forrás-átcsoportosítások, stb.)

A cash-flow elemzésben természetesen csak a pénzforgalom szerepel, a természetbeni szolgáltatásokat, hozzájárulásokat itt nem kell figyelembe venni.

A projekt megvalósítása során mind a költségvetést, mind a pénzforgalmi tervet nyomon kell követni, azaz a ténylegesen felmerülő kiadások összegét, szerkezetét és időbeni ütemezését megfelelő gyakorisággal össze kell vetni a terveinkben szereplőkkel, hogy eltérés esetén megtehessük a szükséges beavatkozást.

Alapigazság, hogy "pénzt csak pénzzel lehet csinálni". Ez a projektek esetében két fontos dolgot jelent. Egyrészt minden projektben kell szerepelni saját forrásnak, amely részben előírás is szinte minden külső forrás megszerzésénél (pályázatoknál), részben pedig azt a fontos üzenetet hordozza a potenciális támogatók felé, hogy mi is kockáztatunk valamit a projekt sikere érdekében, nemcsak ötleteinket adjuk, de aktívan részt is veszünk azok finanszírozásában.

Másrészt azt is figyelembe kell venni, hogy a pénz előteremtése maga is pénzbe kerül. Gondoljunk csak a pályázatok elkészítésének költségeire, a szinte sohasem számszerűsített saját időráfordításainkra, az esetleges külső szakértők díjára, a pályázat, a tervek kivitelezésének költségeire, a kommunikációs költségekre, amelyek az információk begyűjtése során merülnek fel, stb.

A források tervezése a szakmai tartalom és a költségvetés elkészítése után következő lépés. Ennek során azt kell számba venni, hogy a projekt megvalósítása során felmerülő összes kiadást hogyan, milyen forrásokból tudjuk fedezni. Természetesen a költségek teljes volumenére meg kell lennie a pénzügyi fedezetnek, illetve esetleg a természetbeni hozzájárulásnak, azaz a két oldal végösszegének minden esetben egyeznie kell.

A források összetételének meghatározásánál az első lépés a saját erő mértékének megállapítása, azaz annak felmérése, hogy a szervezetünk mennyit tud és akar áldozni a projekt megvalósítása érdekében. Ez egyaránt lehet pénzbeni és nem pénzbeni hozzájárulás, de célszerűen a kettő megfelelő arányú "keveréke". Nehezen lehet úgy külső pénzbeni forrásokat szerezni, hogy mi magunk csak természetben akarunk hozzájárulni a program megvalósításához.

Saját forrásaink származhatnak például:

A teljes forrásigény és a saját erő közötti különbözet - amely általában elég jelentős - különböző külső forrásokból "hidalható át". Ilyenek lehetnek :